Qu'est-ce que la régularisation annuelle des charges locatives ?

La régularisation annuelle des charges locatives représente une étape cruciale dans la gestion d'une location, tant pour le locataire que pour le propriétaire bailleur. Souvent mal comprise, cette procédure est pourtant essentielle pour garantir une facturation transparente et juste des charges liées à la location. De nombreux locataires s’interrogent sur les raisons qui justifient cette régularisation, la manière dont elle est calculée et quelles charges sont concernées. En tant qu'experts en gestion locative à Nantes et dans le Grand Ouest, nous vous expliquons en détail son fonctionnement et ses enjeux.

La régularisation annuelle de charges locatives permet d’anticiper une évolution des provisions mensuelles réglées par le locataire.

Ces dernières peuvent être revues à la hausse ou à la baisse suivant le résultat de la précédente régularisation. Ainsi, à l’aide des décomptes de charges de copropriété, chacun y trouve son compte, locataire comme propriétaire bailleur.

Nous recherchons, avant tout, à garantir une compréhension de ces documents souvent très riches et pouvant être source de méprise (notamment les récentes augmentations de tarifs liées au coût de l’énergie).

Qu'est-ce que la régularisation annuelle des charges locatives ?

Les charges locatives, également appelées charges récupérables sur le locataire, représentent les dépenses engagées par le propriétaire pour l'entretien et le bon fonctionnement de l'immeuble et des services associés. Ces charges incluent des frais liés à l'entretien des parties communes, au chauffage collectif, à l'eau chaude et froide, etc. Le locataire paie chaque mois une provision sur ces charges, fixée par le propriétaire sur la base du précédent décompte de charges de copropriété. Cependant, ces provisions ne correspondent souvent pas aux dépenses réelles à venir, qui peuvent fluctuer en fonction de plusieurs facteurs.

Ainsi, la régularisation annuelle a pour but d’ajuster le montant payé par le locataire au réel, en comparant les provisions collectées avec les dépenses effectivement engagées. Cette opération permet de s'assurer qu'il n'y a ni surpaiement ni sous-paiement des charges, et ce, de manière équitable pour les deux parties. Ce mécanisme est prévu par la loi et est destiné à éviter des distorsions dans la gestion des charges locatives.

Pourquoi une régularisation annuelle ?

Le montant des charges locatives peut varier considérablement d’une année à l’autre en raison de différents facteurs : l’augmentation des charges de copropriété en 2025 (par exemple, une hausse des prix de l’énergie), une consommation différente d’un locataire à l’autre (chauffage, eau, etc.), ou encore des modifications de tarifs des prestataires de services (ménage, entretien des parties communes, etc.). Par conséquent, une provision estimée en début de contrat peut ne pas refléter avec précision les dépenses réelles futures.

Dans notre activité de gestion locative à Nantes, La Baule, Vannes et les Sables-d'Olonne , nous constatons souvent que les ajustements sont mal compris par les locataires. Il est donc essentiel pour les propriétaires d’expliquer la régularisation et de fournir les justificatifs nécessaires.

Comment fonctionne le paiement des charges locatives ?

Le processus de paiement des charges locatives repose sur un mécanisme simple et transparent, dans lequel le locataire et le propriétaire ont des rôles bien définis. Chaque mois, le locataire verse une provision sur charges, généralement annexée au loyer. Le propriétaire, quant à lui, règle les charges réelles auprès des prestataires de services et de la copropriété. Cette provision est, par nature, une estimation des charges annuelles.

Une fois l'année écoulée et les comptes validés en Assemblée Générale, une régularisation est effectuée. Cette régularisation permet de comparer les montants provisionnés avec les charges réellement payées. Si les provisions étaient insuffisantes pour couvrir les charges, le locataire devra régler la différence ; si elles étaient excédentaires, le propriétaire devra rembourser la somme excédentaire au locataire.

Le montant des provisions mensuelles peut, quant à lui, être réévalué en fonction de cette régularisation de charges.

Exemple concret de régularisation

Prenons l'exemple d'un locataire qui paye une provision mensuelle de 150 € de charges provisionnelles chaque mois.

• Total versé sur l'année : 150 € x 12 = 1 800 €
• Dépenses réelles sur l'année : 1 950 €
• Différence à régler : 1 950 - 1 800 = 150 € de supplément

Si au contraire les dépenses réelles étaient inférieures aux provisions versées, le propriétaire devrait rembourser la différence au locataire.

Quelles charges sont récupérables par le propriétaire ?

Les charges récupérables sont celles que le propriétaire peut légalement imputer au locataire. Selon le décret n°87-713 du 26 août 1987, elles se divisent en trois grandes catégories :

1. Les services bénéficiant au locataire

• Eau froide et chaude
• Chauffage collectif
• Electricité des parties communes
• Entretien de l'ascenseur et des espaces communs

2. Les charges d'entretien et de petites réparations

• Nettoyage des parties communes
• Enlèvement des ordures ménagères
• Entretien des espaces verts
• Petites réparations des équipements communs (VMC, chaudière, interphone...)

3. Les charges exceptionnelles

Les charges liées à des travaux exceptionnels ou à des services spécifiques à la copropriété peuvent aussi être récupérées, à condition qu'elles respectent les termes du contrat de bail.

Quelles charges sont à la charge exclusive du propriétaire ?

Certaines charges ne peuvent pas être récupérées sur le locataire, notamment :

• Les travaux de valorisation de l'immeuble (façade, toiture, ravalement)
• L'assurance de l'immeuble
• Les frais de syndic de copropriété à Nantes et dans le Grand Ouest
• Les frais de sinistres (incendie, inondation...)
• Les frais de gardiennage et de surveillance

Quand et comment a lieu la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges doit impérativement intervenir une fois par an, idéalement après la validation des comptes de la copropriété lors de l’Assemblée Générale de copropriétaires (AG). C’est à ce moment que le propriétaire peut établir le décompte des charges réelles et procéder à l’ajustement nécessaire.

Comment cela se passe-t-il ?

Le propriétaire envoie au locataire un décompte des charges détaillant les sommes versées et les charges effectivement payées. En cas de trop-perçu, le propriétaire doit rembourser la différence au locataire. Si un complément est dû, le locataire devra s’acquitter de la somme demandée dans les délais convenus.

Que faire en cas de litige sur les charges locatives ?

Si le locataire conteste la régularisation des charges, il doit d'abord demander au propriétaire un décompte détaillé des charges et des justificatifs (factures, contrats, etc.). Si le désaccord persiste après cette étape, le locataire peut saisir la Commission de Conciliation, qui tentera de résoudre le conflit de manière amiable. En cas d’échec de la conciliation, il reste la possibilité de saisir le tribunal judiciaire pour trancher le litige. Le juge pourra alors décider du montant à rembourser ou à régler, selon la situation.

Points clés à retenir sur la régularisation des charges locatives

La régularisation des charges locatives est un mécanisme indispensable pour garantir une gestion équilibrée et transparente entre propriétaire et locataire. En tant qu’experts en gestion locative à Nantes et dans le Grand Ouest, nous accompagnons nos clients pour assurer une estimation juste des provisions et un suivi précis des charges. Pour les propriétaires, il est essentiel de bien anticiper ces ajustements pour éviter les mauvaises surprises et de bien informer leurs locataires pour instaurer une relation de confiance. Quant aux locataires, comprendre ce mécanisme leur permet de mieux gérer leur budget et d’éviter toute confusion sur les montants demandés.

Vous avez des questions sur la régularisation des charges locatives ou souhaitez déléguer la gestion de votre bien ? Contactez-nous pour bénéficier de notre expertise et d’un accompagnement sur mesure !