Le vote avec boitier électronique en assemblée générale de copropriété

À l’heure où l’ensemble de la société se digitalise, l’Assemblée Générale de copropriété connait elle aussi sa dématérialisation. Le vote par boitier électronique semble se démocratiser, quant au vote par visioconférence, il faudra encore attendre quelques temps avant la mise en œuvre par un décret d’application faisant suite à la loi Élan.

Pourquoi opter pour le vote électronique en assemblée générale de copropriétaires ?

L’un des premiers avantages du vote par boitier électronique en assemblée générale de copropriétaires est le fait d’avoir une automatisation, une accélération de l’accueil des participants ainsi qu’une simplification du déroulé de l’assemblée générale.

Parallèlement, le vote électronique s’inscrit dans une démarche de digitalisation et de simplification de la collecte des bulletins de vote. Aussi, il permet de minimiser le nombre d’erreurs humaines lors du contrôle des votes, mais aussi de se libérer de la fastidieuse tâche du dépouillement.

A contrario, le vote par boitier électronique permet moins de souplesse. En effet, une fois l’ordre du jour rédigé, ce dernier ne peut être modifié. Le logiciel interne du boitier électronique suit scrupuleusement les indications de l’ordre du jour.

En phase de test au cabinet BRAS Immobilier

En tant que syndic à Nantes et dans toute la région, au sein de l’une de nos copropriétés, nous avons fait le choix de mettre en place pour la première fois le vote électronique. Si cette démarche permet de faciliter le vote et les résultats en direct, le travail et la préparation en amont sont des tâches méticuleuses à respecter pour le gestionnaire de copropriété.

Ce dernier doit renseigner une feuille de présence sous forme de tableur de ladite Assemblée Générale. En parallèle de ce document, le gestionnaire de copropriété doit fournir au prestataire externe l’ordre du jour complet, référençant les différentes résolutions qui devront être abordées lors de l’Assemblée Générale.

Dès l’arrivée des copropriétaires dans la salle d’assemblée générale, ces derniers doivent impérativement s’enregistrer sur les tablettes électroniques servant aux votes tout au long de la séance.

Une signature leur est demandée pour l’identification. En échange de ces informations, une carte portant un numéro lui est attribuée, ainsi que la tablette.

Comment se déroule le vote lors de l'assemblée générale de copropriété ?

Pour procéder au vote, le gestionnaire de copropriété énumère une à une les différentes résolutions. Les copropriétaires votent alors directement depuis leur tablette électronique en saisissant leur voie « pour », « contre » ou « abstention » concernant la résolution énumérée. Chaque résolution annoncée donne lieu à un vote.

L’arrivée de ce nouveau mode de vote permet un gain de temps dès l’arrivée des copropriétaires via leur enregistrement par signature électronique. De même, une fois la clôture des votes annoncée, l’affichage des voies se fait instantanément. Le résultat du scrutin est projeté numériquement sous forme de graphique et mentionne les voies « pour », « contre » mais aussi le taux d’abstention.

Des alternatives à l'étude

Si l'utilisation des boitiers de votes électroniques lors des assemblées générales est une belle avancée technologique pour les syndics de copropriété à Nantes, notre cabinet reste en pleine réflexion sur différentes alternatives.
 
En effet, notre volonté est de simplifier le déroulement de l’assemblée générale, que cela soit à la fois un gain de temps pour nos copropriétaires, mais aussi pour faciliter le traitement des votes pour nos gestionnaires de copropriétés.
 
Soucieux de vouloir garder une réelle proximité avec nos copropriétaires, nous souhaitons trouver le meilleur compromis afin de digitaliser nos assemblées générales tout en gardant une humanisation lors de nos échanges.