Assemblée Générale en copropriété : qu’est-ce que le vote par correspondance ?

Démocratisé par la crise sanitaire, le vote par correspondance est un outil intéressant pour moderniser la tenue des Assemblées Générales de copropriétaires. En effet, la vie en copropriété a été bouleversée depuis la crise sanitaire et les syndics ont dû adapter la tenue des Assemblées Générales, en ayant recours à ce système de vote. Mais en quoi consiste le vote par correspondance ? Quelle est la procédure à suivre ? En tant que syndic de copropriété à Nantes, dans le Morbihan et en Vendée, nous vous expliquons en détail le fonctionnement de ce vote.

Le vote par correspondance, une nouvelle solution pour les copropriétaires

De manière habituelle, les assemblées générales se tiennent en présentiel avec les copropriétaires. Mais lorsque certains membres de la copropriété ne peuvent assister à l’assemblée générale, ces derniers ont tout de même la possibilité de faire entendre leur voix. Dans ce cas précis, un vote par pouvoirs délégués aux copropriétaires présents est possible.

Au moment de la crise sanitaire, la tenue des assemblées en présentiel est devenue très compliquée voire impossible, notamment au vu du nombre de copropriétaires et les restrictions imposées.

Alors quelle est la bonne solution pour valider les décisions de la copropriété lorsque l’on ne peut pas se rendre disponible physiquement le jour de l’assemblée générale ? Le vote par correspondance apparaît comme une solution pertinente.

Le fonctionnement du vote par correspondance

À ne pas confondre avec le vote par boitier éléctronique, le vote par correspondance est un moyen pertinent et crédible pour exprimer son vote à distance via un formulaire. L’ article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, modifié par l’ ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant sur la réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis, introduit la faculté pour les copropriétaires de voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale. Le formulaire de vote par correspondance doit être joint à la convocation de l'assemblée qui est envoyée aux copropriétaires. L’arrêté du 2 juillet 2020 a fixé le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales des copropriétaires.

Il est important de rappeler que le vote par correspondance permet uniquement de voter à distance. En aucun cas il donne procuration à un autre membre de la copropriété (à l’inverse du pouvoir en Assemblée Générale). C’est donc la personne absente qui a la possibilité de prendre part au vote sans même assister à l'assemblée générale.

Le vote par correpondance est donc pratique et requiert un temps de préparation minimum consistant à lire la convocation d'assemblée générale et à cocher les cases correspondantes aux questions posées.

Ce formulaire de vote par correspondance retranscrit toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour. Dans le cas d’une assemblée en présentiel, il existe une certaine « souplesse » puisque les échanges sur les questions de l’ordre du jour sont réalisés en direct et permettent un « aller-retour » d’informations immédiates. Cela facilite le choix des copropriétaires sur les sociétés à retenir, les options, le nombre d’appels de fonds…

Avec le formulaire de vote par correspondance, il convient d’être très précis dans les résolutions afin d’apporter toutes les informations utiles au vote.

Par exemple, pour chaque résolution contenant des travaux il doit être créé autant de résolutions que de votes à formuler:

• Vote de principe sur l’objet des travaux
• Vote sur option A
• Vote sur option B
• Vote sur entreprise C
• Vote sur entreprise D
• Vote sur entreprise E
• Vote sur les honoraires travaux
• Vote sur le financement

A chaque résolution, le copropriétaire doit indiquer s’il est pour, contre ou s’il s’abstient.

C’est la première étape de la procédure. Ensuite, les copropriétaires reçoivent avec leur convocation à l’assemblée générale un formulaire de vote par correspondance qui doit être retourné au syndic complété daté et signé avec une date limite indiquée pour prise en compte du vote. Après l’envoi de la convocation aux copropriétaires, une vérification du nombre de retours de formulaires est effectuée. La saisie des votes se fait par l’assistante au moment où elle reçoit le vote par correspondance et avant l’assemblée générale. Le gestionnaire saisit directement les votes des présents et représentés lors de l’assemblée générale.

Une fois l’assemblée tenue, le dépouillement des votes est réalisé par deux personnes : le gestionnaire et l’assistant(e) de copropriété. Il reste donc à finaliser la rédaction du procès-verbal, qui est validé par le président de séance (souvent le président du conseil syndical).

La particularité du vote par correspondance

Une fois rempli et retourné au syndic, le formulaire de vote par correspondance est immuable. Chaque vote formulé doit être scrupuleusement retranscrit dans le procès-verbal. Si aucune case n’est cochée, le copropriétaire est considéré « non-votant » pour la résolution (sachant que le formulaire doit être retourné au plus tard 3 jours francs avant la date d’assemblée.)

Parmi les rôles du syndic de copropriété, celui-ci consacre en moyenne 2 heures de tenue d’assemblée générale en présentiel, auquel il faut rajouter le travail relatif au vote par correspondance qui n’en est pas moins fastidieux et long : envoi de formulaires, vérification des retours, validation de signature dans la feuille de présence à chaque formulaire reçu, relance, réponses téléphoniques aux copropriétaires sur des questionnements relatifs à l’ordre du jour, dépouillement.

Toutes ces étapes à suivre sont nécessaires et essentielles pour assurer un vote par correspondance en bonne et due forme et la tenue d’une Assemblée Générale correcte. Il permet de clore l’exercice comptable, de partir sur un nouvel exercice avec un nouveau budget, d’avancer sur des dossiers importants de la vie en copropriété et de ne prendre aucun retard.

Le vote par correspondance s’est de plus en plus développé depuis quelques années. Ce système de vote est une solution efficace pour exprimer l’opinion des copropriétaires, même à distance. Ils conservent ainsi leur pouvoir de décision. Cela permet de garder un contact entre tous les membres de la copropriété en leur offrant la possibilité de donner leur avis sur les résolutions.